Il 2016 è l’anno della maturità per gli investimenti ICT realizzati dagli studi professionali italiani: non solo la spesa complessiva in tecnologie di avvocati, commercialisti e consulenti del lavoro cresce del 2,5%, toccando quota 1,142 milioni di euro nel 2016, ma in molti studi professionali diventa ormai leva strategica per migliorare l’organizzazione e il posizionamento sul mercato. Da qui i numerosi progetti innovativi per migliorare l’efficienza e – nei casi più avanzati – le relazioni con i clienti e la capacità di fornire servizi.

La spesa media in tecnologie informatiche nel 2016 per studio si assesta sui 9 mila euro con un’incidenza pari al 16% dei costi complessivi sostenuti. L’investimento in ICT è pari in media a 8.700 euro sia per i commercialisti sia per i consulenti del lavoro, mentre gli studi legali spendono meno, in media 4.600 euro, e gli studi multidisciplinari molto di più, 16.400 euro. Oltre metà degli studi che ha investito in tecnologia in questi anni giudica significativi i benefici ottenuti (il 33% nota un miglioramento della produttività individuale, il 18% migliore capacità di offrire servizi o ampliare la clientela): una percentuale importante, ma resta un 35% che ritiene ancora modesti o indifferenti questi impatti.

Tra le tecnologie di maggiore interesse per il futuro spicca il sito web, che segna il desiderio degli studi di comunicare di più e meglio con la clientela servita e potenziale. Ma ben il 36% ha già adottato il cloud computing per tutti o una parte dei processi lavorativi. E uno studio su quattro utilizza i dati che transitano per fornire nuovi contenuti alla clientela. Mentre è boom di utilizzo per i social network, con un incremento di quasi 20 punti percentuali in un anno.
Sono alcuni dei risultati della ricerca dell’Osservatorio Professionisti e Innovazione Digitale della School of Management del Politecnico di Milano, presentata questa mattina a Milano al convegno “Professionista X.0 … a ciascuno il suo!”.

“Il mondo delle professioni, anche se con velocità non omogenee, si sta muovendo verso l’era digitale e lancia un segnale forte: abbracciando l’innovazione tecnologica, gli studi rappresentano un sostegno fondamentale per la crescita del sistema imprenditoriale nazionale – afferma Claudio Rorato, Direttore dell’Osservatorio Professionisti e Innovazione Digitale -. Le tecnologie informatiche stanno supportando lo sviluppo degli studi professionali italiani, che investono sempre di più in ICT anche se non sempre le scelte riflettono le effettive necessità, tanto che i benefici percepiti da alcuni studi sono ancora modesti. Di certo, l’adozione di nuovi strumenti tecnologici sta facilitando l’evoluzione di nuovi modelli di organizzativi, per cui si segnala l’importanza degli strumenti di lavoro in mobilità e il cloud, percepito come leva organizzativa prima che tecnologica. Social network e consulenza online crescono e integrano sempre più la proposta dei servizi, mentre gli smart data rappresentano per alcuni una buona realtà, per la maggior parte una grande area di interesse”.

“I progetti di innovazione avviati dagli studi professionali riguardano principalmente ancora l’efficienza interna e la gestione delle relazioni tramite le tecnologie, ma l’innovazione sui servizi è già rilevante e segnala una cultura in crescita – afferma Elisa Santorsola, Ricercatrice dell’Osservatorio Professionisti e Innovazione Digitale -. Aumenta l’impatto del cloud computing, che nei prossimi anni vedrà un’importante adozione tra gli studi più piccoli, che manifestano l’interesse più elevato. In generale, l’interesse per le tecnologie di media-alta innovazione è costante tra gli studi professionali, anche se non sempre viene trasformato in progetti reali”.

Le tecnologie – Il cloud computing è adottato dal 36% degli studi per tutti (nel 16% dei casi) o parte (20%) dei processi lavorativi; il 32% non lo usa, ma è interessato all’adozione, mentre il 25% per ora non ha alcun interesse verso questa tecnologia e il 7% non sa che cosa sia. I principali benefici percepiti da chi utilizza il cloud sono la diminuzione dei rischi (25%) e dei costi (17%), il miglioramento del servizio (16%), l’aumento del tempo a disposizione (16%) e della velocità dei processi (16%), mentre importanti barriere all’adozione restano i timori legati a sicurezza (47%) e privacy (41%) dei dati e alla poca chiarezza sulle responsabilità del fornitore in caso di perdita o violazione dei dati (20%).

Sempre più strategici per il business risultano i Big data e analytics (smart data): il 24% degli studi dichiara di utilizzare i dati che transitano nello studio per fornire nuovi contenuti alla clientela. Le analisi che ne derivano hanno come obiettivo prevalente il miglioramento dell’efficienza organizzativa dei clienti (30%), la riduzione dei livelli di contenzioso (29%), l’efficacia delle azioni di recupero del credito (22%) e la valutazione dell’andamento dei costi del personale (17%). Il 35% degli studi che presenta queste nuove analisi ritiene che i clienti ne siano soddisfatti, mentre il 24% dichiara che i clienti apprezzano ma non riescono ancora a usare queste nuove proposte in modo adeguato.
Sono sempre più usati i social network a sostegno delle attività dello studio, con un incremento in un anno dal 44% al 63%. La consulenza online viene già messa a disposizione dal 52% del campione, a significare un’attenzione ormai maturata verso questa modalità di servizio.

Il lavoro in mobilità è ormai prassi diffusa: l’87% degli studi è attrezzato o interessato al lavoro in mobilità, consentendo ai professionisti di collegarsi al gestionale dello studio in qualsiasi momento e luogo. Per i dipendenti la percentuale è del 62%, segnale di buona propensione per modelli di lavoro “più leggeri”.
Smartphone e tablet però partecipano ancora poco alla gestione dei processi lavorativi. La funzione più utilizzata, ovviamente dopo la chiamata, è la gestione dell’agenda (22%), seguita dalla lettura di articoli (15%) e dalla condivisione di documenti (12%). Ma il 12% degli studi dichiara di utilizzare lo smartphone solamente per le chiamate e per la lettura delle mail.

Per l’immediato futuro, le principali tecnologie oggetto di interesse sono: sito web (38%), gestione elettronica documentale e conservazione digitale a norma (entrambe al 36%), firma grafometrica (33%), portali per la condivisione di documenti e attività (30%). Sono tecnologie ormai pervasive la firma elettronica, presente nel 91% degli studi professionali, le banche dati digitali (presenti nel 72%), la fatturazione elettronica (55%). Il 40% adotta software per le videochiamate 40% e il 33% l’e-learning. Ancora poco conosciute, invece, le tecnologie per il workflow (Non so che cos’è, risponde il 20% del campione), il CRM (non lo conosce il 18%) e le Applicazioni di business intelligence (le ignora il 16%).

Per quanto riguarda le competenze interne, il 37% degli studi pensa che siano da potenziare per quel che riguarda gli strumenti informatici evoluti (come intelligenza artificiale e business intelligence), il 28% cerca più competenze sui social e il 26% sugli strumenti a supporto dei processi lavorativi (portali, GED, workflow).

I progetti di innovazione – I progetti sull’efficienza interna riguardano il 35%, contro il 57% delle due ultime rilevazioni. Compaiono con più frequenza le soluzioni in cloud e la rilevazione dei tempi interni dedicati alle singole attività. I progetti puntano a migliorare la produttività, riducendo i tempi di esecuzione di alcuni compiti, aumentando gli automatismi nell’acquisizione di alcuni dati e nella gestione documentale, compresa la posta elettronica, e incoraggiando il lavoro in mobilità.

I progetti di miglioramento della relazione col cliente salgono dal 35% al 40% e sono avviati da studi professionali che hanno già puntato sull’efficienza interna e ora proseguono con strategie di innovazione più evolute. Le soluzioni tecnologiche accrescono la velocità di erogazione del servizio, migliorano l’immagine dello studio, che appare più moderno e orientato all’investimento (per esempio con sistemi di alert automatici su più dispositivi, o consultazione immediata dei dati dello studio quando il professionista è dal cliente) e aumentano la fidelizzazione della clientela. La relazione studio-cliente si trasforma in una partnership reciproca, in cui entrambi i soggetti collaborano e traggono beneficio.

Infine, il 25% dei progetti di innovazione riguarda la progettazione di nuovi servizi, cresciuta dal 9% dell’ultimo biennio. Una fase di cambiamento ancora più avanzata per gli studi professionali che, grazie alle tecnologie, possono erogare servizi aggiuntivi come consulenza online, formazione a distanza, informazione alla community di riferimento attraverso i social, analisi dei dati. In particolare, cresce di dimensioni la consulenza, che rappresentava il 20% circa nelle precedenti rilevazioni ma ora sfiora il 30% dell’attività dello studio (calcolato sul tempo lavorativo che produce reddito). I servizi che gli studi sono interessati a introdurre sono gli smart contract (35%), la consulenza per la finanza agevolata e i bandi (34%), l’e-commerce (31%), la riduzione dei costi aziendali (31%), coaching, change management, formazione tecnica (25%).

Il Premio Professionista Digitale – L’Osservatorio ha annunciato a Milano i 6 vincitori del Premio Professionista Digitale rivolto agli studi che si sono distinti per capacità innovativa a livello organizzativo e di business con l’utilizzo delle tecnologie digitali. Hanno ricevuto il premio ex aequo per la categoria dei Consulenti del Lavoro Gefar Services sas di Montevarchi (AR) (per la soluzione nell’ambito della gestione amministrativa del personale) e Zoffoli & Pasini di Cesena (per la soluzione nell’ambito della gestione amministrativa del personale). Per la categoria degli Avvocati premiato lo studio Toffoletto De Luca Tamajo e Soci di Milano (per la soluzione cloud nell’ambito dello studio legale). Per la categoria dei Commercialisti ex aequo Imprefocus Srl di San Nicola La Strada (CE) (utilizzo strategico di outsourcing e cloud per liberare tempo da destinare all’attività di consulenza) e lo studio tributario Bracciali Srl Stp di Marciano della Chiana (AR) (per la soluzione in grado di rendere più efficiente la relazione con le aziende clienti, anche via app). Per la categoria dei Notai ha ritirato il premio lo studio FBF Notai Associati di Verona (per l’utilizzo sia di una soluzione in cloud per la condivisione dei documenti tra le 4 sedi dello studio che per l’utilizzo di una gestione elettronica documentale). Gli altri finalisti del Premio Professionista Digitale 2016 sono lo studio legale Buoncristiani di Torino, Avv. Giuseppe Vitrani di Torino; studio Antonietti di Novara; studio Miazzo di Novara; Talenti srl di Monrupino (TS); Studio Mandolesi – Jarvis srls di Roma; Studio Consulenza Aziendale di Bologna.